Een kilometerregistratie bijhouden: waarom moet dat eigenlijk?

Er zijn heel wat werkgevers en werknemers die er dagelijks mee te maken krijgen: de kilometerregistratie. Wanneer er binnen een bedrijf sprake is van zakelijke voertuigen, moet daar meestal van worden bijgehouden wanneer deze precies gebruikt worden, met welk doel en hoe ver er mee gereden wordt. Maar waarom eigenlijk? Waarom moet dit allemaal vastgelegd worden, en wat gebeurt er wanneer je dit niet doet?

Nodig om te profiteren van fiscale voordelen

De reden waarom er een goede registratie moet worden bijgehouden is eigenlijk heel simpel: omdat de Belastingdienst het vereist. Maar waarom willen zij eigenlijk precies weten welke bewegingen de auto’s die bij een bedrijf horen gemaakt hebben?

Ook dat is eigenlijk heel simpel. Auto’s die zakelijk worden gebruikt, daar gelden andere belastingregels voor dan bij auto’s die privé worden gebruikt. Gunstigere, om precies te zijn. Als werkgever is het dus interessant om daarvan gebruik te maken. Dat mag echter alleen wanneer de auto ook daadwerkelijk zakelijk wordt gebruikt. En dat zal je moeten aantonen. Daarom moet er precies worden bijgehouden wanneer de auto wordt gebruikt, welke afstand ermee wordt afgelegd en of het om een zakelijke of een privérit gaat. Deze gegevens moeten vervolgens goed worden opgeslagen en een tijd bewaard worden, zodat de Belastingdienst ze kan controleren. Het bijhouden van deze rittenregistratie kan handmatig gebeuren, maar omdat dit een nogal tijdrovend klusje is kiezen steeds meer bedrijven ervoor om het automatisch te doen. Dankzij een handig GPS-systeem dat in de auto wordt aangebracht kan precies worden bijgehouden welke ritten er worden gemaakt, wat vervolgens kan worden omgezet in een administratie die aan alle eisen voldoet. En dat terwijl de gebruiker er nauwelijks omkijken naar heeft.

Soms is het ook niet nodig

Is het dan altijd nodig om precies bij te houden welke ritten er met een zakelijke auto worden gereden? Nee, zeker niet. Voor veel mensen die een leaseauto van de zaak rijden, geldt dat zij hier helemaal niet mee aan de slag hoeven.

Zodra een zakelijke auto namelijk ook privé wordt gebruikt, vervalt de gunstige fiscale regeling. Hij valt dan onder het beloningspakket van de werknemer, die heeft er tenslotte een voordeel bij, en zal ook op die manier worden belast. Dat gebeurt middels de bekende bijtelling. Een werknemer hoeft dan voor de Belastingdienst niet meer aan te tonen dat de auto zakelijk gebruikt wordt, hij valt toch al in het hogere tarief. In de praktijk is het dus zo dat alleen leaseauto’s of auto’s van de zaak die uitsluitend zakelijk gebruikt worden moeten voldoen aan de eis dat er een goede registratie moet worden bijgehouden. Alleen zo kan worden aangetoond dat de auto niet ook privé wordt gebruikt.