Hoe zorg je voor een financieel gezond bedrijf?

Wanneer je een bedrijf hebt, dan heb je veel zaken om je zorgen over te maken. Je moet van alles regelen en bijna alles kost geld. Aan de andere kant ben je je bedrijf begonnen om er geld mee te verdienen. Wanneer inkomsten en uitgaven niet in verhouding staan tot elkaar, kan dat een groot probleem opleveren. Je zult je leveranciers moeten betalen, ook als jouw klanten niet (op tijd) betalen. Ook verwacht jouw personeel het salaris gewoon op tijd.  Het is dan ook erg belangrijk dat je, nog voor je je eerste factuur verstuurt, je bepaalde zaken realiseert.

Welke betalingstermijn verwacht ik?

Ben je zelf altijd iemand die direct betaalt op het moment dat de factuur binnen komt? Dan kan het zomaar zijn dat je dat van je klanten ook verwacht. Maar is dat realistisch? Niet echt. Jouw klanten zullen zich, over het algemeen, houden aan de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Wil jij dat je klanten eerder betalen, bijvoorbeeld binnen 14 dagen? Dan zul je daar heel duidelijk over moeten communiceren. Zet het in je algemene voorwaarden én op de offerte en factuur. Zo kan er geen misverstand over ontstaan. Het kan ook geen kwaad om je klanten, als je ze spreekt, op de hoogte te brengen van jouw wensen m.b.t. de betalingstermijn.

Wat doe ik als een klant niet (op tijd) betaalt?

Een klant die niet (op tijd) betaalt kan voor grote problemen zorgen binnen jouw bedrijf. Zo kan het zijn dat jij een betalingsachterstand oploopt bij jouw leveranciers. Om dit te voorkomen is het, dat spreekt voor zich, altijd verstandig om een buffer(tje) achter de hand te hebben. Maar het is minstens zo belangrijk om goed in de gaten te houden welke klant niet (op tijd) betaalt. Is een klant ook maar één dag te laat? Ga direct even bellen. De kans is heel groot dat jouw factuur in de “spambox” is beland of dat je een verkeerd/oud factuuradres hebt gebruikt. Is dat het geval? Dan zal je klant alsnog snel betalen. Is er wat anders aan de hand? Dan is dit hét moment om aanvullende afspraken te maken. Denk dan aan een betalingsregeling of het uitstellen van de betaling. Krijg je geen respons of adequaat antwoord? Dan is een betalingsherinnering sturen de volgende stap.

Schakel een incassobureau in

Heb je duidelijke aanmaningen gestuurd, per post, per mail of zelfs per SMS? En heeft de klant daar niet op gereageerd? Dan wordt het tijd om een laatste aanmaning of “in gebreke stelling” te sturen. Hierin staat dat de klant nog één laatste kans heeft voor de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. Voldoet de klant de factuur dan nog niet? Schakel dan daadwerkelijk een incassobureau of deurwaarder in. De kosten voor een incassobureau worden verhaald op de wanbetaler (van klant kun je nu eigenlijk niet meer spreken). Zo krijg jij alsnog het geld waar je recht op hebt.

Natuurlijk is het dan wel erg belangrijk dat je alle stappen goed gedocumenteerd hebt. Maak dus voor iedere klant een dossier met alle communicatie. Zo voorkom je dat je als het een keer misgaat bij een betaling naar je geld kunt fluiten.